virpi

Työntekijä tarvitsee tietotulvaan organisaation tuen

Nykypäivän töissä yhä keskeisemmäksi on tullut tietotulvan käsittely ja järkevä ajankäyttö. Aivotyön sujuminen eli kognitiivinen ergonomia on kuitenkin liian usein yksittäisen työntekijän harteilla, vaikka kysymys on organisaatiossa työn kuormitustekijöistä, joiden hallinta vaikuttaa työtehoon ja tulokseen.

Erikoistutkija, psykologian tohtori Virpi Kalakoski sanoo, että toimisto- ja tietotyö ovat jääneet oman onnensa nojaan pelisääntöjen ja työsuojelun kannalta.

– Tietotyön liukuhihna ei ole kunnossa, esimerkiksi aikatauluketjut voivat olla epäselviä ja työntekijä saa tehtävän eteensä päivää ennen deadlinea.

Ihmisellä on tarve saada työ valmiiksi sujuvasti, mutta se ei ole nykyään helppoa. Yleinen tilanne on se, että mieli pursuaa keskeneräisiä töitä. Työntekijä tarvitsee tuekseen organisaation ja sitoutuneen johdon sekä yhteiset pelisäännöt kuormitustekijöiden minimointiin.

– Edelleen pidetään usein yksilön syynä, kun on keskittymis- tai muistamisongelmia, vaikka rajallinen huomiokyky on lajityypillinen ongelma.

Kalakoski selittää: – Meillä on vain kaksi kättä ja yksi pää. Aivoihin ei ole syntynyt uusia palikoita, jotka suoriutuisivat ylimitoitetusta määrästä töitä ja tietoa. Ihminen pystyy keskittymään hyvin vain yhteen asiaan kerrallaan. Hallitsematon työympäristö? Kun huomio pitää siirtää pois tekeillä olevasta asiasta, syntyy viive, jossa siirretään ajatukset johonkin muuhun, ja taas sen jälkeen viive, kun ajatukset siirretään takaisin alkuperäiseen työhön. Samalla virheen määrä kasvaa, mitä olinkaan tekemässä.

– Sellaiset tokaisut ovat yleisiä, että ole huolellisempi, onpa sinulla huono muisti. Kysymys on kuitenkin siitä, että työympäristö on täynnä asioita, jotka vievät huomion pois asiasta jota pitäisi tehdä. Työmuistin kapasiteetti on rajallinen. Onko järkevää kuormittaa muistia merkityksettömillä asioilla?

– On tärkeää kiinnittää huomio siihen, mihin työaika kannattaa käyttää. Huonosti toimivan tietojärjestelmän opetteluun vai hyvällä työvälineellä työskentelyyn? Kognitiivisessa ergonomiassa työ tuunataan ihmiselle sopivaksi, tiedonkäsittelyn rajoitusten mukaiseksi. Ei siis yhdelle ihmiselle sopivaksi, vaan yleensä ihmiselle sopivaksi.

– Tuolikin suunnitellaan sen mukaan, että ihmisellä on kaksi jalkaa, jotka taipuvat polven kohdalta. Samaan tapaan meillä on tietty kyky käsitellä tietoa.

Rajaaminen välttämätöntä

Tiedon ergonomia koskettaa kaikkia työpaikalla, se ei ole jokin yksittäisen ihmisen työhyvinvointiin liittyvä kysymys. Se ei myöskään ole ammatinvalintakysymys, jokaisen kuuluu päästä töistä terveenä kotiin.

Jos tietotulvasta ja jatkuvasta uuden oppimisesta ei meinaa selvitä, kyse ei ole muutosvastarinnasta. Tietotyön vaatimukset ovat usein ylimitoitettuja.

– Itselleni oli helpottavaa tajuta, että nykypäivänä kaikista töistä selviäminen on mahdotonta. Jostain on siis luovuttava.

Kognitiiviseen ergonomiaan kuuluu paitsi fyysisen ympäristön hallitseminen, esimerkiksi puhehälyn vähentäminen, myös sovitut toimintatavat vaikkapa keskeytystilanteisiin.

Mikä olisi kognitiivisen ergonomian ”suojakypärä”, onhan rakennustyömaillakin kypärät päässä?

– Puhehäly taustalla kuormittaa työntekijää, kun on tehtävä kielellisen materiaalin käsittelyä. Vastamelukuulokkeet toimivat tai hälyn hallintaan voidaan tehdä yhteiset pelisäännöt. Pitääkö jokaisen koko ajan istua avokonttorissa, vaikka tietyissä tehtävissä pitää olla keskittymisrauha?

Mitä työntekijä voisi itse tehdä kognitiivisen ergonomian hyväksi?

– Ainakin voi varata kalenterista aikaa töille, ei pelkästään palavereille. Varsinkin tärkeät, mutta ei kiireelliset tehtävät jäävät muuten helposti jalkoihin. Voi myös ottaa puheeksi tiimin tai osaston palaverissa pelisääntötarpeen.

Kalakoski suosittelee sitä, että organisaatiossa puhutaan yhdessä tarvittavista toimenpiteistä. Jos yksi työntekijä pitää ovea kiinni, että saa keskittyä, se ei saa johtaa vääriin tulkintoihin.

tietotulva

Työ tulee mitoittaa ihmislajin tiedonkäsittelykyvyn rajoitusten mukaan.”

 

Lisää tietoa tulossa

Työterveyslaitoksella on kehitetty Aivotyö toimivaksi -menetelmä. Tällä hetkellä työterveyspsykologeja koulutetaan käyttämään menetelmää.

Hanke poikii ohessa laajan viiteaineiston organisaatioiden kognitiivisesta ergonomiasta. Tavoitteena on myös käynnistää tutkimushanke, jossa saadaan kokonaiskuva siitä, miten hyvät ratkaisut vaikuttavat organisaatioissa.

Aivotyö toimivaksi -menetelmässä muodostetaan aluksi laaja tilannekuva organisaation aivotyön tilasta. Henkilökunnalle tehdään kysely, jossa selvitetään työn tiedolliset vaatimukset ja kuormittuminen.

– Jos joku tekijä on yleinen, ja koetaan kuormittavaksi, se on erityisen huomionarvoinen.

Toisessa vaiheessa tavoitellaan konkreettista kuvaa työn tekemisen sujuvuudesta. Valitaan esimerkiksi kolme yksikköä, joissa kognitiivista ergonomiaa selvitetään tarkemmin.

Jos 80 prosenttia työntekijöistä sanoo, että keskeytyksiä on päivittäin, ja ne kuormittavat, pitää selvittää miten haitallisia keskeytyksiä voidaan vähentää.

Kalakoski kertoo, että yhdessä organisaatiossa uudet työntekijät kävivät kysymässä konkareilta, miten tietyssä tilanteessa toimitaan, sen sijaan että olisivat etsineet tiedon intrasta.

– Ratkaisu ongelmaan eivät suinkaan olleet lisäohjeet, vaan se, että entiset ohjeet löytyivät helpommin, ja että ohjekirjoihin lisättiin sivunumerot.

Uutta toimintaa?

Aivotyöpajavaiheessa on jo tieto keskeisistä kehityskohteista, ja niihin etsitään kyseiseen organisaatioon sopivat ratkaisukeinot. Tuloksena on uusi toimintatapa, esimerkiksi mitä voi oikeasti tehdä keskeytyksille.

– Organisaatio voi tukea työntekijää pelisääntöjen avulla. Voidaan päättää, että lopetetaan sisäinen sähköpostittelu laajalla jakelulla, jolloin joka ikisen pitää lukea, koskeeko tämä minua. Samaten keskeytyksiin laaditaan malli, miten toimitaan.

Kun uutta toimintatapaa on kokeiltu tietty aika, tehdään kysely uudestaan ja katsotaan, onko aivotyön kuormitus vähentynyt.

– Vielä on vähän sellaista henkeä, että kognitiivisen ergonomian asiat ovat mielipidekysymyksiä. Meillä kullakin on kuitenkin ihmislajin aivokapasiteetti, ja se pitäisi tunnustaa.

– Työssä on vielä paljon tarpeetonta kognitiivista kuormaa, joka vaikeuttaa tehtävien hoitamista. Toivon organisaatioilta ja niiden johdolta selkeää viestiä työntekijöille siitä, että sujuva työ on tärkeää ja siihen järjestetään mahdollisuus. •

teksti ja kuvat Eeva Vänskä ja ingimage

 

 

Anna palautetta

Viesti välitetään sähköpostilla sivuston ylläpitäjille. Sitä ei julkaista.

Anna palautetta

Viesti välitetään sähköpostilla sivuston ylläpitäjille. Sitä ei julkaista.