tiimi

– Mukavaa, kun on suurempi toimisto, jossa saa tarvittaessa myös tukea ja vertaisapua, toteaa Loimun jäsenpalvelutiimi yksimielisesti. Kuvassa vasemmalta istumassa Anna-Mari Salo, Pekka Ihalainen ja Päivi Toivonen, seisomassa Paula Uitto ja Eila Ruonala.

 

Parempaa jäsenpalvelua tehokkaalla tiimillä

Loimun jäsenpalveluista vastaa viisihenkinen palvelutiimi. Alkuvuosi oli kiireinen, mutta pahin ruuhka on nyt ratkaistu.

Loimun palvelutiimi vastaa kaikista jäsenyyteen liittyvistä asioista, kuten jäsenrekisteristä, jäsenmaksuista ja uusien jäsenten liittymisestä. Tiimin esimiehenä toimii palvelupäällikkö Pekka Ihalainen, jäsensihteereinä toimivat Anna-Mari Salo ja Paula Uitto vastaavat mm. jäsenneuvonnasta ja -rekisteristä. Assistentti Eila Ruonala vastaa mm. keskusnumerosta ja koulutustilaisuuksista, talous- ja henkilöstöhallinnosta taas hallintosihteeri Päivi Toivonen.

– Loimun palvelutiimin vuosi alkoi kiireen merkeissä, Pekka Ihalainen kertoo. – Jäsenpalvelut ruuhkautuivat jäsenmaksulaskutuksen vuoksi heti alkuvuodesta, ja työtä on paiskittu hartiavoimin.

Kiire tuli osittain yllätyksenä.

– Vaikka liittojen yhdistymistä oli valmisteltu huolella, niin tällainen fuusio on isompi asia kuin kukaan etukäteen osasi arvioida. Monimutkaisten järjestelmien yhdistämisessä oli alkuvaikeuksia, mm. kaikki tiedot vanhojen liittojen jäsen­rekistereistä eivät siirtyneet Loimun jäsenrekisteriin.

– Nyt olemme onneksi jo saaneet jonoja purettua, Pekka toteaa. – Koen itse muutoksen erittäin hyvänä, ja niin myös tietämäni mukaan koko Loimun henkilökunta. Kunhan asiat saadaan muottiin, niin jäsenet huomaavat saavansa huomattavasti aiempaa parempaa palvelua.

– Loimu on nyt sopivan kokoinen niin jäsenpohjan kuin henkilöstömääränkin osalta. Varsinkin me pienemmistä liitoista tulleet tiedämme, mitä se on, kun yhdelle ihmiselle saattaa joissain tilanteissa kaatua kaikki toimiston tehtävät. Nyt meillä on oikea työmaa, jossa työt on organisoitu ja jaettu, jokaisella on oma toimenkuvansa ja tonttinsa.

Vauhtia ja jännitystä

Jäsensihteeri Anna-Mari Salo on kiireen keskellä iloisella mielellä. – Meillä on ollut hyvä meininki ja paljon innostusta ilmassa. Vastaan on tullut runsaasti uusia asioita, ja ajoittain on ollut jännittävääkin, Anna-Mari kuvailee. – Töitä on ollut tosi paljon, mutta samalla on ollut kivaa se, että meillä on ollut tilaisuus miettiä asioiden tekemistä uudella tavalla ja aiempaa paremmin.

– Liittojen yhdistymisen myötä tehdyt muutokset ovat olleet hyvästä, olemme oikeasti päässeet monissa asioissa pitkän askeleen eteenpäin. Työtä on rationalisoitu ja olemme pohtineet yhdessä vastauksia kysymyksiin ja sitä, miten toimitaan.

Myös jäsensihteeri Paula Uitto on tyytyväinen uudessa tiimissä. – Jäsen­asioiden hoitaminen on mielenkiintoista ja mukavaa. Tekniset järjestelmät vain eivät ole ihan ehtineet Loimun vauhtiin, hän virnuilee. – Me olemme nopeita, mutta tekniikka hidasta.

Kun jäseniä on enemmän, niin yhteydenottojakin on paljon aiempaa enemmän ja työtahti on kiihtynyt. Kysymykset ovat koskeneet paljolti jäsenmaksuun liittyviä asioita, mutta myös sitä, mikä on Loimu, on kyselty.

Jäsensihteerien keskinäinen työnjakokin alkaa hahmottua vanhojen ja uusien toimintatapojen yhdistämisen myötä. YKL:n toimistossa vastaavanlaisia tehtäviä aiemmin hoitanut Paula pitää yhdistymistä Loimuksi ehdottomasti hyvänä.

– Meillä alkoivat resurssit jo olla jossain määrin riittämättömät, hän kertoo. – Uusi työyhteisömme on aivan mahtava ja työn tekemisen tunnelmat hyvät. Nyt vain täytyy saada viimeisteltyä järjestelmien sovittaminen yhteen ja uudet rutiinit haltuun, niin pääsemme päivän tasalle.

Kehitettävää riittää vielä

– Kiireestä huolimatta Loimun toiminnan käynnistysvaihe on ollut antoisa, koska on tullut niin paljon uusia asioita. Ja kivat uudet työkaverit, assistentti Eila Ruonala toteaa. – Monet käytännön järjestelyt ovat muuttuneet ja olemme ottaneet käyttöön uusia työvälineitä ja ohjelmia.

Eilan toimenkuva ei juurikaan ole muuttunut, vaan pitää edelleen sisällään mm. yleistä toimistopalvelua ja kokousjärjestelyjä. – Lisäksi olen edelleen tiiviisti jäsenpalvelussakin mukana. Toimin liiton toimiston keskuksena, ja sen myötä minulle tulee yhteydenottoja laidasta laitaan, hän kertoo.

Eila toimii myös urapalvelupäällikön työparina ja vastaa mm. koulutustilaisuuksien järjestelyistä.

– Järjestelytehtävät ovat Loimussa vähentyneet verrattuna LAL:in aikoihin, koska lähikoulutusten sijaan olemme yhä enemmän siirtyneet webinaari-koulutuksiin. Jäsenpalveluun liittyvissä sähköisissä järjestelmissä on vielä paljon kehitettävää.

– Odotin tätä fuusiota innolla, enkä ole joutunut pettymään, kertoo hallinto­sihteeri Päivi Toivonen.

– Vuosi uudessa työyhteisössä on käynnistynyt tosi hyvin – kiireisesti, mutta energisesti. Työtehtäväni ovat muuttuneet niin, että keskityn pääasiassa talous- ja henkilöstöasioihin. Toki olen ollut mukana purkamassa jäsenasioihin alkuvuodesta syntynyttä ruuhkaa.

Päivin mielestä Loimussa parasta on se, että työyhteisössä on monenlaisia ihmisiä. Tavoitteena on oppia vielä paremmin uudet työt ja saada oma tehtäväkenttä hallintaan.

– Odotuksena on, että työstä tulee sujuvampaa ja vastaukset jäsenten ja työtovereiden kysymyksiin löytyvät nopeammin. Ja että osaan vastata kysymyksiin muutakin kuin ”en tiedä, otan selvää”, Päivi nauraa. •

teksti ja kuva Anna Melkas

 

 

Anna palautetta

Viesti välitetään sähköpostilla sivuston ylläpitäjille. Sitä ei julkaista.

Anna palautetta

Viesti välitetään sähköpostilla sivuston ylläpitäjille. Sitä ei julkaista.