tyotila

Keisarin uudet vaatteet?

Trendi ja osa tutkimuksista kannustaa tilankäyttäjiä monitilatoimistojen rakentamiseen. Oikein tehtynä ne voivat palvella hyvin työn tekemistä, mutta pieleenkin voi mennä.

Monitilatoimisto tarkoittaa tilaa, joka koostuu vuorovaikuttavista tiloista sekä hiljentymiseen tarkoitetuista tiloista. Yliopettaja Valtteri Hongisto Turun ammattikorkeakoulusta on perehtynyt monitilatoimistojen eri puoliin. Hän sanoo, että monitilatoimistot ovat hyvä juttu, mutta varsinkin aiempina vuosina niitä ei osattu tehdä vielä oikein. Monitilaympäristö sijoittuu perinteisen avokonttorin ja ”koppikonttorimallin” väliin. Lopputulos riippuu suunnittelun tasosta, käyttäjien osallistamisen ja osallistumisen tasosta ja käytettävissä olevan rahan määrästä.

Taustasyyt?

Kun monitilatoimistoja ryhdyttiin urakoimaan kasvavassa määrin viitisen vuotta sitten, ei välttämättä tehty juuri eroa avokonttorin kanssa. Tuli sellainen olo, että tässä on keisarin uudet vaatteet. Taustalla on etenkin valtionhallinnon tilankäyttöä ohjannut valtiovarainministeriön tavoite, jossa henkilöä kohti suositeltiin 17 neliötä. Painavin peruste suosituksen takana lienevät säästöt. Väitetään myös, että koppikonttori ei tue työpaikan vuorovaikutusta. Vuoden 2010 toimitilastrategia on käytännössä ohjannut julkisen tilan käyttöä monitilaympäristöiksi. Ehdotuksesta tuli sääntö, sillä harva pystyy muihin ratkaisuihin säästöpaineiden edessä.

Monitilatoimistoja rakennetaan myös siksi, että lasketaan vain osan ihmisistä olevan työpaikalla läsnä. Keskimäärin laskujen mukaan ihmiset ovat työpaikalla 60 prosenttia työajasta.

Erilaisia töitä

Läsnäoloajan keskiarvokaan ei ole niin yksioikoinen ohjenuora kuin miltä ensin näyttää.

Esimerkiksi yliopistolla yksikössä voi olla hyvinkin erilaisia tehtäviä. Professori voi matkustaa kaiken aikaa, kun taas perustutkijantyötä tekevä on työpisteellään lähes koko ajan ja tarvitsee keskittymisrauhaa.

Monitilatoimistojen, tai kuten tavalliset ihmiset mieltävät ”avokonttoreiden”, yleistymisestä on herännyt keskustelua paljolti sen vuoksi, että osa ihmisistä kokee työn tekemisen vaikeutuneen.

Teoriassa monitilatoimistoista löytyy paikkoja, joissa voi tehdä keskittymistä vaativaa työtä. Viime vuosina tässä on menty eteenpäin niin, että monessa paikassa on mahdollista varata hiljentymistila pitkäksikin aikaa keskittymistä vaativiin projekteihin sen sijaan, että hiljaista huonetta voisi varata vain pari tuntia kerrallaan.

Vaikeus on siinä, että mitä pienempi työyksikkö, sitä vähemmän voi olla vaihtoehtoja.

Räätälöinti oleellista

Monitilatoimisto voi olla hyvä ratkaisu, kun se on varta vasten suunniteltu kyseessä olevalle organisaatiolle.

Oleellista on, että kaikki organisaation jäsenet osallistuvat tilan suunnitteluun. Alkuvaiheeseen on varattava riittävästi aikaa ja resursseja.

Valtteri Hongisto muistuttaa, että toki tilanteet eroavat paikallistasolla. Olemassa oleva rakennuskanta vaikuttaa tilojen muuttamiseen.

Esimerkiksi suojellussa rakennuksessa ei voida noin vain mennä purkamaan seiniä. Silloin monitilamallia ei voida soveltaa täydessä mittakaavassa.

Jotta monitilatoimiston rakentamisessa onnistutaan, tarvitaan osallistamisen lisäksi tarkka selvitys siitä, mitä ja millaisia töitä yksikössä tehdään.

Oleellista on tietää, kuinka paljon työpaikalla ollaan läsnä ja millaisiin erilaisiin tarkoituksiin tiloja tarvitaan.

Lisää tutkimusta kaivattaisiin mobiileista työtiloista, eli ”puhelinkopeista” ja modulaarisista neuvottelutiloista ja siitä, miten niillä voidaan parantaa työtehokkuutta.

Melun armoilla?

Hongiston erityisalaa on akustiikkasuunnittelu erilaisissa työtiloissa.

Jos akustiikan suunnittelua ei ole tehty hyvin, syntyy meluvaikutuksia ja melulla taas on yhteys työtehon laskuun.

Keskittyminen ja keskustelu onnistuvat huonosti, jos kaikki ihmiset toimivat samassa tilassa. Onko tähän mitään lisäapuja olemassa?

Maksimaalinen äänenvaimennus ja erilaiset peiteääniratkaisut yhtä aikaa toteutettuna auttavat ainakin avotoimistoissa.

Laboratorio- ja kenttätutkimusten perusteella vaikuttaa siltä, että peiteäänenä monotoninen humina, esimerkiksi koneellisen ilmastoinnin kaltainen ääni, on parhaimmistoa, koska se ei sisällä informaatiota.

Myös sermit auttavat akustiikan parantamisessa toimistoissa, jos äänenvaimennus ja peiteäänet on ensin otettu huomioon.

Kenelle sopii?

Hongisto sanoo, että monitilaratkaisujen suunnittelusta on tullut iso bisnes. Trendin ollessa vahva on hyvä pysähtyä ja miettiä, kenelle monitilatoimisto sopii.

Monessa organisaatiossa tarve oman huoneen käyttöön on suuri. Bisnesmallinen monitilatoimisto soveltuu liikkuville työntekijöille, mutta yksipuolista työtä tekevät hyötyvät siitä vähiten.

Pahimmillaan työn tekeminen ei onnistu siksi, että keskittyminen tehtävään on mahdotonta. Jos niin sanottuja vetäytymishuoneita on liian vähän, niin tila ei tyydytä.

Hongisto kertoo, että työntekijöiden kritiikkiä monitilatoimistoja kohtaan on sanottu muutosvastarinnaksi. Jos tila on suunniteltu huonosti kyseistä työyhteisöä varten, niin tottumisestako tässä vain on kysymys?

Nykyään osataan varmasti suunnitella monitilatoimistoja paremmin kuin alkuvuosina.

Miten monitilatoimisto sopisi sinulle itsellesi?

Tällä hetkellä työskentelen jaetussa työhuoneessa. Monitilatoimisto sopisi minulle melko hyvin, koska matkustan kohtuullisen paljon. Kun on tarve tehdä keskittymistä vaativia tehtäviä toimistolla, joudun tekemään ne aikaisin aamulla, koska työrauha on silloin paras. Tilanne ei siis ole paras mahdollinen. •

Omaa tilaa arvostetaan

Arto Arvola Bayer Oy:stä vastaa työssään ympäristönsuojelusta ja jätehuollosta. Arvolan mielestä työympäristön merkitys on todella suuri.

Avokonttoreissa on aina häiriötekijöitä ja jopa melua. Toisaalta hyvänä puolena on yhteisöllisyys, mutta uskon, että sen voi saavuttaa vähemmän häiritsevällä tavalla.

Arvolan tämänhetkiset työskentelyolosuhteet ovat hyvät: oma huone, jonka oven saa tarvittaessa kiinni.

Laura Kammonen työskentelee Metsätehossa projektien parissa. Työpaikalla on juuri suunniteltu yhdessä uutta työympäristöä.

Siinä on haettu rennompaa tiimityön ilmapiiriä. Meillä on lasiset työhuoneet, joten kyse ei ole puhtaasta avokonttorista.

Parhaassa tapauksessa työympäristö tukee onnistumista työssä.

Avokonttorissa on hyvää joustaminen työaikojen ja -talueiden suhteen. Rehti ja läpinäkyvä työpaikkakulttuuri on joustavuuden avain. Toisaalta asiantuntijatehtävissä on usein tarve hiljaisen työn tiloille.

Kammosella on nyt hyvät työskentelyolosuhteet, ainoastaan sohvia hän haluaisi osata hyödyntää enemmän esimerkiksi lukemiseen. Hän kysyy, voisiko tilasäästöt ohjata henkilöstön hyvinvointiin?

Erikoistutkija Vilja Varho työskentelee Luonnonvarakeskuksessa Viikissä. Työpaikalla on otettu käyttöön monitoimiympäristö, jossa ei ole omia työpöytiä, ja jossa vetäytymistiloilla ja ”neukkareilla” on keskeinen rooli.

Eivät nämä työtilat niin huonoja ole kuin pelättiin, mutta eivät ne tutkimustyöhön hyötyäkään tuoneet. Monelle juttelu on tärkeää, mutta kun on työn aika, tutkijan pitää pystyä keskittymään.

Meidät on jaettu eri kerroksiin tiimien mukaan. Oikeampi tapa voisi olla osoittaa yksi kerros niille, jotka eivät häiriinny juttelusta. Toivoisin työpaikallemme lisää vetäytymistiloja.

 

teksti Eeva Vänskä
kuva Ingimage

 

 

Anna palautetta

Viesti välitetään sähköpostilla sivuston ylläpitäjille. Sitä ei julkaista.

Anna palautetta

Viesti välitetään sähköpostilla sivuston ylläpitäjille. Sitä ei julkaista.