Dataskyddsbeskrivning för evenemang och utbildningar

I dataskyddsbeskrivningen för Loimus evenemang och utbildningar (nedan ”beskrivning”) anges hur Natur-, miljö- och skogsvetareförbundet Loimu rf (nedan Loimu) samlar in, behandlar och lämnar ut personuppgifter i samband med evenemang och utbildningar.

Vid behandlingen av personuppgifter och användningen av registret följer vi den gällande lagstiftningen som till exempel Europaparlamentets och rådets allmänna dataskyddsförordning (2016/679).

Registeransvarig

Natur-, miljö- och skogsvetarnas förbund Loimu rf
Mikaelsgatan 8 A 8 vån.
00100 Helsingfors
Telefon (09) 6226 6850
loimu@loimu.fi
FO-nummer 0202153-4

Dataskyddsansvarig

Marjaana Kousa
tietosuojavastaava@loimu.fi

Ändamålet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas i första hand för att utföra medlemsservice. Personuppgifter samlas in och behandlas för att administrera anmälningar till evenemang och utbildningar. Därutöver kan de insamlade uppgifterna användas för att följa upp, marknadsföra och utveckla förbundets egen verksamhet och egna tjänster. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på ett medlemsförhållande mellan förbundet och medlemmen, dvs. förbundets berättigade intresse att tillhandahålla tjänster.

Registrets datainnehåll

• I samband med anmälan till evenemang och utbildningar behandlar Loimu följande personuppgifter:
• Basuppgifter om medlemmen: namn, medlemsnummer, e-postadress, telefonnummer, medlemskategori, arbetsgivare, tjänst, ställning på arbetsmarknaden
• Kost (Denna uppgift samlas bara in på evenemang med förtäring. Uppgiften lagras inte i medlemsregistret.)
• Deltagaravgift
• Evenemangsspecifika uppgifter till arrangörerna av evenemanget eller utbildningen
• Kurshistorik

Insamling av personuppgifter och regelmässiga informationskällor

Personuppgifter kan samlas in på olika sätt, antingen från den registrerade själv eller från samarbetspartner.

Regelmässigt överlåtande av uppgifter

• Personuppgifter kan komma att överföras till samarbetspartner för åtgärder som genomförs för Loimus räkning:
• Till utbildare och utbildningsarrangörer de uppgifter om deltagarna som behövs för att genomföra utbildningen
• Till studiecentralen TJS Opintokeskus för behandling av eventuella ansökningar om utbildningsstöd
• Till Loimus egna medlemsföreningar när Loimu tar emot anmälningar till medlemsföreningens evenemang.

Överlåtande av information utanför EU- eller EES-området

Personuppgifter kan överlåtas utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet när den samarbetspartner som utför uppdraget är hemmahörande utanför dessa områden eller använder en tjänsteleverantör som är hemmahörande utanför dessa områden för att utföra sin egen verksamhet. I dessa fall kommer Loimu rf att vidta lämpliga skyddsåtgärder för att skydda de registrerades rättigheter och friheter i enlighet med gällande lagstiftning om skydd av personuppgifter som EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).

Lagring av personuppgifter

Personuppgifterna för personer anmälda till utbildningar och evenemang lagras och skyddas i Loimus evenemangshanteringssystem som endast är tillgängligt för Loimus anställda som registrerats som användare i systemet och av representanterna för datasystemets leverantör för underhåll. De som använder systemet har personliga användarnamn och lösenord.
Personuppgifterna överförs med jämna mellanrum från evenemangshanteringssystemet till Loimus medlemsregister. Vi förutsätter att våra samarbetspartner som arrangerar utbildningar och evenemang (inkl. leverantören av evenemangshanteringssystemet) regelbundet raderar personuppgifter och förbinder sig till sekretess (sekretess- och användarförbindelse).

På evenemanget har endast de ansvariga deltagarlistor i skriftlig form. Deltagarlistorna förstörs på ett informationssäkert sätt efter evenemanget.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att kontrollera registeruppgifter om sig själv och få kopior av dem på begäran. Medlemmen kan begära att personuppgifter korrigeras, uppdateras eller tas bort. Vissa personuppgifter kan emellertid inte tas bort på grund av att nödvändiga användningsändamål för Loimu rf:s medlemsregister måste kunna genomföras eller på grund av förvaringsskyldigheter som lagstiftningen kräver.

Medlemmen kan med sitt personliga användarnamn och lösenord logga in på Loimu rf:s www.loimu.fi-webbplats medlemsintranet samt kontrollera och uppdatera sina egna grund-, utbildnings-, medlemsavgifts- och förtroendeuppdragsuppgifter.

Medlemmen har rätt att motsätta sig eller begränsa behandlingen av personuppgifter i den omfattning som krävs enligt tillämplig lag.

Vad gäller personuppgifter som behandlas med medlemmens samtycke är det möjligt att när som helst dra tillbaka det givna samtycket. Uppgifterna behandlas därefter inte om det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen. Medlemmen har rätt att kontakta dataskyddsombudsmannen vad gäller frågor som berör behandlingen av personuppgifter. Dataskyddsombudsmannens kontaktuppgifter finns på webbplatsen http://www.tietosuoja.fi/sve/framsida

Korrigering av uppgifter och kontakt

Den registeransvarige ska utan onödigt dröjsmål och på eget initiativ korrigera eller ta bort felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade personuppgifter

Medlemmen kan själv korrigera och/eller ändra sina egna grundläggande uppgifter med användarnamnet och lösenordet på Loimu rf:s medlemsintranät.

Medlemmen kan använda sina rättigheter på medlemsintranet eller om ärendet inte kan behandlas via medlemsintranet eller om meddelandet inte kan skickas kan medlemmen vid behov vara i kontakt med tietosuojavastaava@loimu.fi

Ändring av Dataskyddsbeskrivningen

Loimu rf förbehåller sig rätten att ändra denna Dataskyddsbeskrivning. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på Loimu rf:s webbplats www.loimu.fi.