Tapahtumien ja koulutusten tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, miten Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto Loimu ry (jäljempänä Loimu) kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja tapahtumien ja koulutusten yhteydessä.
Loimu noudattaa henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterin käytössä kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä, kuten esimerkiksi Euroopan parlamentin ja neuvoston yleistä tietosuoja-asetusta 2016/679.
Rekisterinpitäjä
Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto Loimu ry
Mikonkatu 8 A, 8. krs
00100 Helsinki
Puhelin (09) 6226 6850
loimu@loimu.fi
Y-tunnus 0202153-4
Yhteyshenkilö talous- ja hallintopäällikkö Adam Kral, adam.kral (at) loimu.fi
Tietosuojavastaava
Aaro Riitakorpi, tietosuojavastaava@loimu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti jäsenpalvelun toteuttamiseksi. Henkilötiedot kerätään ja käsitellään tapahtuma- ja koulutusilmoittautumisten hallinnoimiseksi. Lisäksi kerättyä tietoa käytetään liiton oman toiminnan ja palveluiden seuraamiseen, markkinointiin ja kehittämiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu liiton ja jäsenen jäsensuhteeseen, eli liiton oikeutettuun etuun tarjota palveluita.
Rekisterin tietosisältö
Tapahtumien ja koulutusten ilmoittautumisen yhteydessä Loimu käsittelee seuraavia jäsenten henkilötietoja
- Jäsenen perustiedot: nimi, jäsennumero, sähköpostiosoite, puhelinnumero, jäsenlaji, työnantaja, toimi, tilanne työmarkkinoilla
- Ruokavalio (Tämä tieto kerätään vain tapahtumissa, joissa on tarjoilua. Tietoa ei tallenneta jäsenrekisteriin.)
- Osallistumismaksu
- Tapahtumakohtaiset lisätiedot tapahtuman tai koulutuksen järjestäjille
- Kurssihistoria
Henkilötietojen kerääminen ja säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin, joko rekisteröidyiltä itseltään tai yhteistyökumppaneilta.
Henkilötietojen käsittely tapahtumissa
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja voidaan siirtää yhteistyökumppaneille Loimun lukuun suoritettavia toimenpiteitä varten:
- Kouluttajille ja koulutuksen järjestäjille välitetään osallistujista koulutuksen toteuttamisessa tarvittavat tiedot
- TJS Opintokeskukselle mahdollisten koulutustukihakemuksen käsittelyyn.
- Loimun omille jäsenyhdistyksille Loimun toimiessa jäsenyhdistyksen tapahtuman ilmoittautumisten vastaanottajana.
Tietojen luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttäminen
Koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilötiedot on tallennettu ja suojattu Loimun käytössä olevissa tapahtumanhallintajärjestelmissä, joihin on pääsy vain järjestelmään käyttäjiksi rekisteröidyillä Loimun työntekijöillä ja vastaavasti tietojärjestelmän toimittajan edustajilla ylläpitotehtävissä. Järjestelmää käyttävillä on käytössään henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat. Henkilötiedot siirretään tapahtumahallintajärjestelmistä säännöllisesti Loimun jäsenrekisteriin. Koulutuksia ja tapahtumia järjestäviltä yhteistyökumppaneilta (ml. tapahtumahallintajärjestelmän toimittaja) edellytetään henkilötietojen säännöllistä hävittämistä ja sitoutumista salassapitoon (salassapito- ja käyttäjäsitoumus).
Kirjallisessa muodossa olevat osallistujalistat ovat tapahtumassa vain vastuuhenkilöllä. Osallistujalistat hävitetään tapahtuman jälkeen tietosuojaturvallisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Jäsen voi pyytää henkilötietojen oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Osaa henkilötiedoista ei kuitenkaan voida poistaa Loimu ry:n jäsenrekisterin välttämättömien käyttötarkoituksien toteuttamiseksi tai lainsäädännön vaatimien säilytysvelvollisuuksien vuoksi.
Jäsenellä on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Jäsenen suostumuksella käsiteltyjen henkilötietojen osalta on milloin tahansa mahdollista peruuttaa annettu suostumus. Tietoja ei sen jälkeen käsitellä, mikäli käsittelyyn ei ole olemassa muuta oikeusperustetta. Jäsenellä on oikeus ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät verkkosivulta http://www.tietosuoja.fi/fi/
Tiedon korjaaminen ja yhteydenotot
Loimu korjaa tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti havaitsemansa rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Jäsen voi itse korjata ja/tai muuttaa omia perustietojaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla Loimu ry:n www-sivujen jäsenten verkkoasioinnissa.
Oikeuksiansa jäsen voi toteuttaa jäsenten verkkoasioinnissa tai jos verkkoasioinnin kautta asia ei onnistu tai viestiä ei pysty lähettämään, niin tarpeen vaatiessa olemalla yhteydessä tietosuojavastaava@loimu.fi
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Loimu ry pidättää oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta. Viimeisin versio on aina saatavilla Loimu ry:n verkkosivuilla www.loimu.fi