Vad är Loimu?

Loimu rf:s medlemsregister

Denna Dataskyddsbeskrivning (nedan ”Beskrivning") beskriver hur Loimu rf i sitt medlemsregister samlar in, behandlar och överlåter personuppgifter i samband med hanteringen av medlemskap och tillhandahållandet av medlemstjänster.
Vid behandlingen av personuppgifter och användningen av registret följer vi den gällande lagstiftningen som till exempel Europaparlamentets och rådets allmänna dataskyddsförordning (2016/679).

Registeransvarig

Natur-, miljö- och skogsvetarnas förbund Loimu rf
Mikaelsgatan 8 A 8 vån.
00100 Helsingfors
Telefon (09) 6226 6850

FO-nummer 0202153-4

Dataskyddsansvarig:

Marjaana Kousa
Mikaelsgatan 8 A 8 vån.
00100 Helsingfors

Registrets namn

Natur-, miljö- och skogsvetarnas förbund Loimu rf:s medlemsregister.

Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Personuppgifter samlas in och behandlas för att skapa ett medlemskap, inkassera medlemsavgiften och
genomföra föreningens syfte. Behandlingen av personuppgifter baseras på ett medlemsförhållande
mellan förbundet och medlemmen (avtalsförhållande, en lagstadgad skyldighet att upprätthålla medlemsregistret). Utan personuppgifter kan medlemskapet inte skapas. Personuppgifter behandlas också med hänsyn till ett berättigat intresse för att erbjuda information, marknadsföra tjänster och utveckla dataskyddet samt rapportering. Förutom dessa kan behandlingen genomföras på grund av samtycket, till exempel med hänsyn till medlemsförmåner via samarbetspartner.

Personuppgifter behandlas huvudsakligen för att sköta medlemsförhållandet och för att genomföra
intressebevakning och medlemstjänster. Dessutom informerar vi våra medlemmar om de aktuella ärenden samt medlemstjänster och
-förmåner, gör statistik över medlemmarnas placering på arbetsmarknaden samt skickar ut
enkäter för att genomföra intressebevakning. Dessutom kommer informationen som samlats in att användas för att övervaka och utveckla
förbundets egna aktiviteter och tjänster. På grundval av informationen som medlemmarna angett i registret
görs dessutom nödvändiga grupperingar för att utveckla kommunikation och medlemstjänster.

Registrets datainnehåll

Medlemsregistret innehåller
Grundläggande data: namn, personbeteckning, adress, e-postadress, telefonnummer, tidigare fusionsförbund, typ av medlemskap, beställning av medlemskalender, medlemskap i arbetslöshetskassa, förbud som gäller medlemsmeddelanden, tidigare avdelningsmedlemskap, arbetsgivare, arbetsgivarens adress, anställning, arbetstelefon, tidigare arbetsgivare, intresse för mentorskap, kursnummer
Utbildning: examen, huvudämne, läroanstalt, examensdatum
Medlemsavgift: betalningar, betalningstransaktion, -sätt, -grund, arbetsgivarinkassering
Föreningsverksamhet: förtroendeuppdrag, medlemskap i underförening, förtjänsttecken/stipendium
Intressebevakning och rådgivning: datum för medlemmens kontakt, ämne, typ av kontakt, beskrivning och den som har svarat
Karriärtjänster och utbildningar: deltagande i utbildningar

Insamling av personuppgifter och regelmässiga informationskällor

Personuppgifter kan samlas in på olika sätt. I medlemsregistret lagras de uppgifter som medlemmen själv har uppgett. Uppgifter erhålls också från befolkningsregistret, Specialutbildades arbetslöshetskassa Erko samt medlemsföreningar. Personuppgifter kan också samlas in, lagras och uppdateras från register i vilka den registeransvarige tillhandahåller adress- eller andra motsvarande tjänster.

Regelmässigt överlåtande av uppgifter

Personuppgifter kan överlåtas till tredje parter:

• i den utsträckning som lagen tillåter och kräver, som ett årligt tillhandahållande av medlemsavgiftsuppgifter till skattemyndigheten för beskattningen
• till förhandlingsorganisationer (FOSU och YTN) samt förhandlingsorganisationernas förtroendemän och -valda i intressebevakningssyfte
• till Specialutbildades arbetslöshetskassa Erko i syfte att förverkliga medlemmens arbetslöshetsskydd vad gäller Erkos medlemmar
• till Ömsesidiga Försäkringsbolaget Turva i syfte att förverkliga det skydd som avses med en gruppförsäkring och till försäkringsbolaget If för skötseln av det befintliga försäkringsbeståndet
• till Danske Bank för användning av produkter som erbjuds som medlemsförmåner
• när samarbetspartner på uppdrag av Loimu rf behandlar personuppgifter för att genomföra medlemstjänster och -förmåner. Informationssystemet tillhandahålls av Avoine Oy och de har tillgång till systemet för att upprätthålla systemet. Personuppgifter överlåtas till Suomen järjestömarkkinointi Oy vad gäller att ta kontakt med medlemmar via telefon och till Liana Technologies Oy vad gäller medlemsnyhetsbrev
• till förbundets egna medlemsföreningar vad gäller deras egna medlemmar
• för genomförandet av ett Nordiskt besöksmedlemsavtal till följande systerorganisationer: Sveriges Naturvetarförbund, Danmarks Dansk Magisterforening, Islands Félags íslenskra náttúrufræðinga och Norges Naturviterforbund
• när överlåtelsen är nödvändig för att verkställa rättigheter, skydda säkerhet, utreda missbruk eller svara på en myndighetsbegäran.

Överlåtande av information utanför EU- eller EES-området

Personuppgifter kan överlåtas utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet när den samarbetspartner som utför uppdraget är hemmahörande utanför dessa områden eller använder en tjänsteleverantör som är hemmahörande utanför dessa områden för att utföra sin egen verksamhet. I dessa fall kommer Loimu rf att vidta lämpliga skyddsåtgärder för att skydda de registrerades rättigheter och friheter i enlighet med gällande lagstiftning om skydd av personuppgifter som EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).

Kakor (Cookies)

Vi använder kakor och andra liknande tekniker på vår webbplats. Kakorna är små textfiler som placeras i din enhet för att samla in och minnas nyttig information och som vi använder för att förbättra vår webbplats funktionalitet och användbarhet. Vi kan använda kakorna och andra liknande tekniker även för statistiska ändamål som för att sammanställa statistik om användningen av webbplatsen för att förstå hur användarna använder webbplatsen och kunna förbättra användarupplevelsen.

Du kan förhindra att kakorna installeras, begränsa användningen av kakorna eller avlägsna kakorna från din webbläsare. Eftersom kakorna gör att vår webbplats fungerar kan begränsningen av kakorna eventuellt påverka användbarheten av webbplatsen.

Skydd av personuppgifter

Personuppgifter är skyddade bl.a. mot utomstående användning och olaglig eller oavsiktlig utplåning. Personuppgifter är lagrade och skyddade i föreningens medlemsregistersystem vilket endast är tillgängligt för de anställda i förbundet som har registrerats som användare av systemet och på motsvarande sätt representanten för datasystemets leverantör vid underhållsuppgifter. Systemet är skyddat med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Informationssystemet tillhandahålls av Avoine Oy.

De som deltar i behandlingen av personuppgifter förbinder sig till sekretess. De personer som använder systemet har personliga användarnamn och lösenord och användarbefogenheter har beviljats enligt arbetsuppgifter.

Webbplatsens medlemsansökningar och medlemsintranätets internetuppkoppling är skyddade (https). Personuppgifterna som skickas utanför föreningen är krypterade. De personer som använder registret ingår en Handläggarens sekretess- och användarförbindelse med Loimu rf.

Medlemsregistrets material i skriftlig form förvaras i ett låst utrymme. Endast anställda i förbundets tjänst har behörigheten till materialet.

Lagring av personuppgifter

Personuppgifter kommer endast att behållas så länge som det är nödvändigt för att användningsändamålet ska kunna genomföras. Annat än permanent lagrat material med anknytning till medlemsregistret ska förstöras under överinseende efter en lagringsperiod i enlighet med fackets arkivregelverk, d.v.s. fem år efter att medlemskapet har upphört. Medlemslistorna som tas ut årligen lagras permanent.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att kontrollera registeruppgifter om sig själv och få kopior av dem på begäran. Medlemmen kan begära att personuppgifter korrigeras, uppdateras eller tas bort. Vissa personuppgifter kan emellertid inte tas bort på grund av att nödvändiga användningsändamål för Loimu rf:s medlemsregister måste kunna genomföras eller på grund av förvaringsskyldigheter som lagstiftningen kräver.

Medlemmen kan med sitt personliga användarnamn och lösenord logga in på Loimu rf:s www.loimu.fi-webbplats medlemsintranet samt kontrollera och uppdatera sina egna grund-, utbildnings-, medlemsavgifts- och förtroendeuppdragsuppgifter.

Medlemmen har rätt att motsätta sig eller begränsa behandlingen av personuppgifter i den omfattning som krävs enligt tillämplig lag.

Vad gäller personuppgifter som behandlas med medlemmens samtycke är det möjligt att när som helst dra tillbaka det givna samtycket. Uppgifterna behandlas därefter inte om det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen. Medlemmen har rätt att kontakta dataskyddsombudsmannen vad gäller frågor som berör behandlingen av personuppgifter. Dataskyddsombudsmannens kontaktuppgifter finns på webbplatsen http://www.tietosuoja.fi/fi/

Korrigering av uppgifter och kontakt

Den registeransvarige ska utan onödigt dröjsmål och på eget initiativ korrigera eller ta bort felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade personuppgifter

Medlemmen kan själv korrigera och/eller ändra sina egna grundläggande uppgifter med användarnamnet och lösenordet på Loimu rf:s medlemsintranät.

Medlemmen kan använda sina rättigheter på medlemsintranet eller om ärendet inte kan behandlas via medlemsintranet eller om meddelandet inte kan skickas kan medlemmen vid behov vara i kontakt med tietosuojavastaava (at) loimu.fi

Ändring av Dataskyddsbeskrivningen

Loimu rf förbehåller sig rätten att ändra denna Dataskyddsbeskrivning. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på Loimu rf:s webbplats www.loimu.fi

Dataskyddsansvarig

Loimu rf har utsett en person som ansvarar för dataskyddsfrågor för att övervaka tillämpandet av dataskyddsförordningen vid behandling av personuppgifter, fungera som expert på dataskyddslagstiftningen och som stöd för den registeransvarige samt handläggarna av personuppgifter. Vid behov kan uppgiften utkontrakteras till en serviceleverantör utanför organisationen. Kontaktuppgifter finns på den övre kanten av beskrivningen.

 

 

Loimu

Mikonkatu 8 A, 8.krs
00100 Helsinki
Tel. 09 6226 850
loimu@loimu.fi

Loimus dataskyddsbeskrivning

© 2020 Loimu