Markkinointirekisterin tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, miten Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto Loimu ry (jäljempänä Loimu) käsittelee potentiaalisten jäsenten henkilötietoja markkinoidessa Loimun toimintaa, palveluita ja jäsenetuja.
Loimu noudattaa henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterin käytössä kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä, kuten esimerkiksi Euroopan parlamentin ja neuvoston yleistä tietosuoja-asetusta 2016/679.
Rekisterinpitäjä
Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto Loimu ry Mikonkatu 8 A, 8. krs
00100 Helsinki
Puhelin (09) 6226 6850 loimu (at) loimu.fi
Y-tunnus 0202153-4
Yhteyshenkilö talous- ja hallintopäällikkö Adam Kral, adam.kral@loimu.fi
Tietosuojavastaava:
Aaro Riitakorpi, tietosuojavastaava (at) loimu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään markkinoitaessa Loimun jäsenyyttä, palveluita ja jäsenetuja. Käsittelyperuste on tapauksesta riippuen Loimun oikeutettu etu tai jäsenen antama suostumus.
Rekisterin tietosisältö
Loimu käsittelee seuraavia potentiaalisten jäsenten henkilötietoja:
- henkilön nimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- Katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka
- jäsenyystieto
Henkilötietojen kerääminen ja säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin, joko rekisteröidyiltä itseltään, yhteistyökumppaneilta tai Loimun jäsenyhdistyksiltä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja voidaan siirtää yhteistyökumppaneille Loimun lukuun suoritettavia markkinointi- ja viestintätoimenpiteitä varten.
Säännönmukaiset siirrot:
- Liana Technologies Oy: Lianamailer -sähköpostityökalu
- Suomen Järjestömarkkinointi Oy ja Gainer Oy
- Suomen Uusiokuori Oy
- Posti Group Oyj
Tietojen luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Tiedot hävitetään markkinointikampanjan päättymisen jälkeen.
Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Loimun palvelimelle, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat ovat sitoutuneet salassapitoon. Loimun ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytettävät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Loimulle kampanja- tai kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Loimun oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa;
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
- tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Loimu ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Loimun tietosuojavastaavalle, tietosuojavastaava@loimu.fi.
Loimun tietosuojavastaava voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Loimu voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Rekisterinpitäjä korjaa tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti havaitsemansa rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Loimu pidättää oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta. Viimeisin versio on aina saatavilla Loimu verkkosivuilla www.loimu.fi.
Tietosuojavastaava
Loimu ry:n on nimennyt tietosuoja-asioista vastaavan henkilön valvomaan tietosuoja-asetuksen noudattamista henkilötietojen käsittelyssä, toimimaan tietosuojalainsäädännön asiantuntijana ja toimimaan rekisterinpitäjän sekä henkilötiedon käsittelijöiden tukena. Tehtävä voidaan tarvittaessa ulkoistaa organisaation ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Yhteystiedot löytyvät selosteen ylälaidasta.