Aivotyö innostaa ja kuormittaa

Aivotyö on työtä, joka vaatii tiedon käsittelyä. Se on ajatustyötä, jossa pitää hahmottaa, muistaa ja muokata tietoa. Se vaatii jatkuvaa uuden oppimista sekä tietojen ja taitojen päivittämistä. Aivotyö tuottaa paljon iloa ja on innostavaa. 

Työterveyslaitoksessa on tutkittu aivotyötä eri työpaikoilla ja aloilla. Aivotyökyselyn avulla on tunnistettu aivotyön vaatimuksia, työssä koettua innostusta ja kuormitustekijöitä. Tutkimuspäällikkö, psykologian tohtori Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta kertoo, että ihmiset ovat erilaisia siinä, mikä heitä innostaa. Kyselyyn vastanneiden 15 000 henkilön vastaukset eroavat toisistaan jopa saman organisaation sisällä. 

Esimerkiksi aikapaineessa työskentely innostaa vähän yli 20 prosenttia vastaajista, muita se kuormittaa. Aiemmista tutkimuksista tiedetään, että aikapaineesta innostuvat tekevät usein esihenkilötyötä. 

– Ihmiset ovat kuitenkin hyvin samanlaisia siinä, mitkä tekijät kokevat aivotyössä kuormittaviksi. Eniten kuormittavat aikapaine, monitekeminen, tietotulva, epäselvät ohjeet, häiriöt ja jatkuvat keskeytykset.

Moni pitää uusiin asioihin perehtymistä työn suolana. Uuden oppiminen on innostavaa. Merkittävä osa kuitenkin kokee, että jatkuva uusiin asioihin perehtyminen kuormittaa. 

– Uuden oppiminen alkaa kuormittaa silloin, kun siihen ei ole kunnolla aikaa. Uusia työvälineitä joutuu ottamaan haltuun omalla vapaa-ajalla. Esimerkiksi asiantuntijatyötä tekevän on päivitettävä koko ajan osaamistaan, mutta tähän ei välttämättä ole varattu lainkaan työaikaa. 

Kalakoski muistuttaa, että ihminen on tarkoitettu kuormittumaan. Tylsyys on puuduttavaa. Kuormittumisen on kuitenkin oltava kohtuullista. Samalla tavalla kuin fyysinen rehkiminen voi johtaa rasitusvammoihin, myös ihmisen mieli voi rasittua, jos kuorma on liiallista suhteessa omiin voimiin ja kuormitus jatkuu liian pitkään. Kuormittavat tekijät heikentävät hyvinvointia ja altistavat stressille, uupumukselle ja terveysongelmille. 

Yhteiset toimintatavat sujuvoittavat työtä 

Asioiden tekeminen omalla tavalla voi ylikorostua asiantuntijatyössä. Vaikka työtä tehdään yhdessä, jokaisella on omia keinoja ja tapoja. Mahdollisuutta vaikuttaa omaan työhön ja päättää asioista pidetään voimavarana, mutta se on myös voimia vievä asia silloin, kun jokainen keksii tahollaan omia työtapoja, eikä niitä jaeta muiden kanssa. 

– Näin organisaatiossa hukataan mahdollisuus oppia kollegoilta, mikä nopeuttaisi ja sujuvoittaisi työtä. 

Oma tekemisen tapa vaikuttaa muiden tekemisiin. Itsenäisessä asiantuntijaroolissa on tärkeä keskustella kollegoiden kanssa siitä, miten yhteinen työn tekeminen toimii. On myös hyvä kysyä, miten minun kannattaa toimia, jotta helpotan muiden tekemistä, ja mitä minä voin toivoa muilta. Jo pieni muutos voi säästää kuormittumiselta. 

Työyhteisössä on tärkeä luoda yhteisiä toimintatapoja. Aivotyön kuormaa voi hallita konkreettisilla keinoilla. Esimerkiksi keskeytyksiä voi vähentää sopimalla, ettei toisia saa keskeyttää kello 9–10 ja 13–14 välillä. Näin jokainen saa keskittyä hetken rauhassa. Etenkin esihenkilöitä voi kuormittaa työyhteisön oletus siitä, että hänen on oltava aina tavoitettavissa. 

Yhdessä voidaan sopia myös siitä, miten keskeytys tehdään. Esimerkiksi niin, ettei kollegalta kysytä jotain asiaa heti, kun se juolahtaa mieleen, vaan tiedustellaan ensin, milloin keskeytys sopii hänelle. Tehokasta on kerätä useampi asia, joiden kanssa voi kerralla keskeyttää toisen.

– Jokainen voi miettiä, millainen keskeyttäjä itse on ja tarjota toiselle mahdollisuuden vaikuttaa siihen, milloin hänet keskeytetään. 

Keskeytys katkaisee ajatuksen ja siihen voi olla vaikea palata takaisin. Keskeyttäjälle voi sanoa, että ”odota hetki” ja kirjoittaa ylös kesken jäävä asia, jolloin siihen on helppo palata. Tämä ehkäisee virheitä ja unohduksia, joita keskeytykset aiheuttavat. 

Pieniä, yksinkertaisia ratkaisuja 

Toimiston tilaratkaisuilla voi hallita työkuormaa. Työpaikalla voi olla esimerkiksi tiloja, joissa häiritsevät tekijät, kuten häly, on minimoitu. 

– Yhdellä työpaikalla laitettiin iso kasvi käytävälle ohjaamaan kävelyreittiä niin, että kulku työpisteiden ohi väheni. On paljon yksinkertaisia työkuormaa vähentäviä keinoja, jotka eivät maksa juuri mitään. Ne pitää vain ideoida. Käytämme liikaa voimia häiriöiden kanssa tappelemiseen sen sijaan, että ratkaisisimme ongelmat. 

Tietotulvaongelmiin ja epäselviin ohjeisiin Kalakoski ehdottaa tekoälyn hyödyntämistä. Epäselvät ohjeet kuormittavat myös kokeneita työntekijöitä, koska he joutuvat neuvomaan koko ajan muita. 

– Ihmiset tottuvat kaikenlaiseen. Eräällä työpaikalla joistain käyttöohjeista puuttuivat sivunumerot, jotka olisivat helpottaneet ohjeiden käyttöä, kertoo Virpi Kalakoski. 

Palautuminen lisää luovuutta 

Psyykkiseen työhön ja vuorovaikutukseen liittyvä psyko­loginen kuormitus kytkeytyy palautumiseen ja lepoon. Palautumista on oltava pitkin työpäivää. 

Tutkimusten mukaan palautuminen työaikana edistää myös vapaa-aikana tapahtuvaa palautumista. Työyhteisössä tai tiimissä voidaan sopia yhdessä siitä, että siellä pidetään kiinni rentouttavista tauoista. 

Ajatusten sisältöjä täytyy välillä päivittää. Työtä tehdessä mielessä pyörivät helposti samat asiat. Hetken tauolla mieli täyttyy muilla asioilla ja tuottaa uutta myös työhön. 

Oman kuormitustason tunnistaminen on tärkeää. Esimerkiksi kuormittuneena, kun syke on korkealla, ei kannata harrastaa vapaa-ajalla sykettä reippaasti kohottavaa liikuntaa vaan jotain lempeää lajia, joka tasaa sykettä. Työ ei ole kaikki. 

Myös elämäntilanne vaikuttaa siihen, miten aivotyö kuormittaa.

Katso myös  aivotutkija Mona Moisalan koulutus Miten luoda fiksuja ja aivoystävällisiä työtapoja asiantuntija- ja esihenkilötyössä Loimun Tallennekirjastosta jasensivut.loimu.fi/tallennekirjasto/

Kuormittuminen on hallinnassa, kun 

1. Aamulla herätessä tuntee itsensä levänneeksi ja odottaa päivän tapahtumia kiinnostuneena.
2. Tuntee itsensä päteväksi työssä, olo on vireä ja varma.
3. Työstä tultua pystyy rentoutumaan noin tunnin kuluttua työpäivän päättymisestä. 
4. Nukkumaan mennessä on levollinen olo.  

Aivotyö sujuvaksi

• Jos sinulla on liikaa töitä, käy läpi kasaantuneet tehtävät ja tee suunnitelma niiden tekemiseen ennen kuin otat vastaan uusia tehtäviä. Puhu asiasta esihenkilön kanssa. 
• Jos työkaverille on kasaantunut liikaa töitä, anna hänelle työrauha, äläkä tarjoa uusia työtehtäviä ennen kuin hänen työkuormansa on hellittänyt. 
• Järjestä kokousten väliin siirtymäaikaa ja vaali sitä. 
• Varaa työpäivään ja kalenteriin riittävästi aikaa viestintä­kanavien seuraamiseen ja sähköposteihin vastaamiseen. 
• Kokeile eri palautuskeinoja, kuten meditointia, lyhyttä kävelyä ulkona ja yhteistä kahvihetkeä. Tee jotain itsellesi mieluisaa, mikä on erilaista kuin työ ja auttaa irrottautumaan siitä. 
• Jos määräajat ovat epäselviä, laatikaa yhdessä resurssitaulukko, jossa näkyy selvästi eri projektien tai tehtäväkokonaisuuksien määräajat ja henkilöresurssit. Selkiyttäkää vastuualueet ja asettakaa välitavoitteita. 
• Sopikaa yhdessä keinoja ja paikkoja, missä keskustelette ja tuette toisianne hankalissa asioissa. 
• Keskustelkaa yhdessä kalenterivarauksista ja sopikaa, miten kalentereista varataan aikaa omalle työlle ja kokouksille. Kokeilkaa palaveritonta perjantaita.