Jäsenyhdistykset

Arkistointi

Yhdistys voi pitää joko sähköistä tai paperiarkistoa. Loimu ei arkistoi yhdistysten toimintaa tai dokumentteja.

Sähköinen arkistointi

Sähköiseen arkistointiin yhdistys voi käyttää erilaisia pilvipalveluita, joista maksuttomia ovat mm. Google Drive ja Dropbox. Google Driven saa käyttöönä, kun avaa yhdistykselle gmail-sähköpostin, joilloin yhdistys saa automaattisesti käyttöönsä myös sähköistä arkistointitilaa Google Drivessa.

Tietoturvan vuoksi Google tunnistaa, kun tilille kirjaudutaan uudelta laitteelta. Eli jos useampi yhdistyksen hallituksen jäsen käyttää tiliä omilta laitteiltaan tai jos yksi käyttäjä käyttää tiliä useilta eri laitteilta, niin tilin avaamisesta tulee turvallisuusvaroitus tiliasetuksissa määriteltyyn osoitteeseen. Tili kuitenkin toimii normaalisti varoituksista huolimatta. Varoituksia on kuitenkin hyvä pitää silmällä ja huolehtia siitä, että käyttö näyttää normaalilta.

Kaksivaiheinen kirjautuminen

Mikäli pilvipalveluissa, kuten Google Drive tai Microsoftin pilvipalvelut, säilytetään jäsentietoja, kannattaa palveluun ottaa käyttöön kaksivaiheinen kirjautuminen. Kaksivaiheinen kirjautuminen tarkoittaa sitä, että koneella kirjautumisen yhteydessä palvelu lähettää tietyyn puhelinnumeroon tekstiviestillä palveluun vaadittavan salasanan. Kaksivaiheinen tunnistaminen toimii parhaiten, kun tiliä käyttää vain yksi henkilö ja palvelussa on hänen puhelinnumeronsa tunnistamiskeinona.

Lopullinen arkistointi toimihenkilöarkistossa

Toimihenkilöarkisto ottaa vastaan ja säilyttää toimihenkilöammattijärjestöjen pysyvästi säilytettävää arkistomateriaalia ja luottamus- ja toimihenkilöiden arkistoaineistoa. Yli kaksikymmentä vuotta vanhan aineiston säilytys on maksutonta.

Lisätietoa Toimihenkilöarkiston sivuilla

Koulutusta

Koulutusta arkistoinnissa järjestää TJS Opintokeskus. Tutustu koulutuksiin TJS:n sivuilla.

 

 

Sivua päivitetty 22.1.2020 

 

 

 

Loimu

Mikonkatu 8 A, 8.krs
00100 Helsinki
Puh. 09 6226 850
loimu@loimu.fi

Toimiston yhteystiedot

Loimun tietosuojaseloste

© 2020 Loimu