Miten yhdistyksen jäsenyys päivittyy Loimun jäsenrekisteriin?

Kun jäsen liittyy tai eroaa verkkoasioinnin kautta

Loimun jäsenten on mahdollista hallinnoida omia jäsenyhdistysten jäsenyyksiään Loimun verkkosivuilla olevan verkkoasioinnin kautta. Verkkoasioinnissa jäsen näkee, mihin yhdistyksiin hän kuuluu ja hänellä on mahdollisuus ilmoittaa halustaan liittyä tai erota yhdistyksestä.

Kun jäsen tekee verkkoasioinnissa muutoksia omaan yhdistysjäsenyyteensä, näkyy muutos hyväksyttävänä yhdistyksellä Loimun rekisterissä. Päätöksen jäsenten hyväksymisestä tai erottamisesta tekee aina yhdistyksen hallitus. Suosittelemme, että yhdistyksen hallituksen edustaja käy tarkistamassa verkkoasioinnin kautta tulleet jäsenasiat kerran kuukaudessa ja vie ne hyväksyttäväksi yhdistyksen hallituksen kokoukseen.

Yhdistys voi hakea jäsenrekisteristä raportilla liittyvät ja eroavat jäsenet haluamastaan ajankohdasta alkaen. Yhdistys voi itse merkitä jäsenelle eropäivän. Liittymispäiväksi tulee jäsenen ilmoittama liittymispäivä. Jos yhdistyksellä on tarvetta muuttaa liittymispäivä esimerkiksi sille päivälle, jona hallitus on hyväksynyt jäsenen, tulee muutos ilmoittaa Loimuun Eila Ruonalalle, joka korjaa päivämäärän rekisteriin.
Yhdistyksen tulee kummassakin tapauksessa itse ilmoittaa jäsenelle, että ero tai liittyminen on hyväksytty.

Kun yhdistykseenne hyväksytään uusi jäsen

Kun yhdistyksen hallitus on hyväksynyt uuden jäsenen, on hänelle hyvä lähettää Tervetuloa jäseneksi -viesti, jossa kerrotaan, miten jäsen voi osallistua yhdistyksen toimintaan, mitä tapahtumia on tulossa sekä miten jäsen halutessaan tavoittaa jäsenyhdistyksen hallituksen. Uudet jäsenet ovat usein innokkaita osallistumaan toimintaan, joten jäsenelle kannattaa kertoa, miten toimintaan pääsee mukaan ja mistä jäsen voi seurata yhdistyksen viestintää ja tapahtumia. 

Kun yhdistykseenne saapuu jäsenhakemus, jota ette voi hyväksyä

Päätöksen jäsenten hyväksymisestä tekee aina yhdistyksen hallitus, joten jos saatte verkkoasioinnin kautta jäsenhakemuksen, jota ette voi hyväksyä, on siitä hyvä ilmoittaa suoraan hakijalle. Mikäli tarvitsette apua yhdistyksenne jäsenrekisterissä olevien tietojen korjaamiseen ja jäsenen poistamiseen yhdistyksenne tiedoista, olkaa yhteydessä Loimuun Eila Ruonalaan (eila.ruonala (at) loimu.fi). Yhdistyksillä ei ole muokkausoikeuksia jäsenen tietoihin.

Kun jäsen ilmoittaa suoraan jäsenyhdistykselle halustaan liittyä tai erota yhdistyksestä

Kun yhdistykseen liittyy uusia jäseniä tai joku jäsenistä haluaa erota ilmoittamalla siitä suoraan yhdistykseen, tulee heidän tietonsa ilmoittaa Loimuun Eila Ruonalalle. Eila lisää tai poistaa yhdistysjäsenyyden Loimun jäsenrekisterissä. Jotta henkilö on varmuudella tunnistettavissa, on jäseneltä kysyttävä sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö on tunnistettavissa, esim. nimi, syntymäaika ja Loimun jäsennumero.

Mikäli yhdistykseen liittyy henkilöitä, jotka eivät ole Loimun jäseniä, on yhdistyksen pidettävä näiden henkilöiden osalta omaa jäsenrekisteriä.

Kun jäsen eroaa Loimusta, jäsenen tiedot eivät enää näy yhdistykselle Loimun jäsenrekisterissä. Siksi yhdistyksen tulee pitää näistä jäsenistä omaa rekisteriä.

Jäsenen erotessa Loimusta, emme voi enää ylläpitää jäsenyystietoa Loimun jäsenrekisterissä ja siten, vaikka jäsenyys jäsenyhdistyksessä jatkuisi, ei jäsen enää valitettavasti näy yhdistyksen katseluoikeuden piirissä jäsenrekisterissä.

Jäsenyyden päättyessä Loimussa, tulee jäsenyhdistyksen itse ylläpitää tietoa yhdistyksen jäsenyydestä, sillä yhdistyslain mukaan yhdistyksellä tulee olla jäsenrekisteri, jossa on merkittynä vähintään jäsenen nimi ja kotipaikka.

Jäsenyyden päättyessä Loimussa, pyydämme jäsentä olemaan yhteydessä suoraan omaan jäsenyhdistykseensä, jotta yhdistyksen on mahdollista siirtää hänen tietonsa omaan rekisteriinsä. Osalla yhdistyksistä on säännöissään, että yhdistyksen jäsenen pitää kuulua myös Loimuun. Tällöin henkilön jäsenyyden päättyminen Loimussa tarkoittaa samalla yhdistysjäsenyyden päättymistä. Päätöksen jäsenen erottamisesta tekee kuitenkin yhdistyksen hallitus.

Meillä on ollut yhdistyksellä oma rekisteri ja haluaisimme siirtää tiedot Loimun rekisteriin, mitä teemme?

Olkaa yhteydessä Loimuun järjestöpäällikkö Johanna Hristoviin (johanna.hristov (at) loimu.fi). Käydään tilanteenne läpi ja sovitaan, miten edetään.

Yhdistyksemme jäseniä ei löydy rekisteristä. Missä vika?

saa tiedon yhdistyksen jäsenistä ainoastaan suoraan jäseneltä tai yhdistykseltä. Jos yhdistyksenne tiedoista puuttuu jäseniä, puuttuvat jäsenet voi ilmoittaa Loimuun Eila Ruonalalle (eila.ruonala@loimu.fi).

Osalla yhdistyksistä jäsenten puuttumista selittää yhdistyksen aiempi toiminta jaostomuotoisena. Jaostomaisessa toiminnassa jäsenet liitettiin jaostoihin automaattisesti, esim. asuinpaikan tai työpaikan perusteella. Kun jaosto rekisteröityi yhdistykseksi, ei vanhoja jäseniä voitu automaattisesti siirtää yhdistykseen, koska yhdistyslain perusteella jäsenen on itse annettava suostumuksensa siirtoon.