Jäsenrekisteri
Yhdistyslain mukaan yhdistyksellä tulee olla jäsenrekisteri, jossa mainitaan vähintään jäsenen nimi ja kotipaikka.
Loimun jäsenrekisterin katselu- ja käyttöoikeus
Loimun jäsenyhdistykset voivat käyttää jäsenrekisterinään Loimun jäsenrekisteriä niiden jäsentensä osalta, jotka ovat myös Loimun jäseniä. Jäsenrekisterin käyttö toteutetaan ns. rajattuna katseluoikeutena. Rajattu oikeus tarkoittaa, että yhdistys näkee vain omat jäsenensä ja heidän kohdaltaan yhdistykselle oleellisen osan jäsenrekisterissä olevista tiedoista.
Kenellä on oikeus päästä jäsenrekisteriin?
Rajattu katselu- ja käyttöoikeus on voimassa automaattisesti yhdistyksen puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla, sihteerillä, taloudenhoitajalla ja tiedottajalla tai jäsenrekisterin hoitajalla, mikäli he ovat Loimun jäseniä.
Yhteisestä jäsenrekisteristä on paljon hyötyä
Yhdistysten ja Loimun yhteisestä jäsenrekisteristä on yhdistykselle paljon hyötyä. Loimun jäsenrekisteri on integroitu Postin järjestelmään, joten jäsenen postiosoite ja nimitiedot päivittyvät sinne automaattisesti. Tämän lisäksi Loimu tekee aktiivisesti töitä, jotta rekisterin sähköpostiosoitetiedot olisivat mahdollisimman ajan tasalla.
Jäsen voi myös itse päivittää omia tietojaan Loimun verkkosivujen jäsensivujen kautta. Näin jäsenen sähköposti- ja työpaikkatiedot pysyvät paremmin ajantasalla eikä jäsenyhdistyksen tarvitse ylläpitää vastaavaa tietojärjestelmää.
Loimu vastaa siitä, että jäsenrekisteri vastaa EU:n tietosuoja-asetuksen asettamiin vaatimuksiin.
Miten pääsen rekisteriin?
Jäsenrekisterin osoite, kirjautumis- ja muut käyttöohjeet saa pyydettäessä Eila Ruonalalta (eila.ruonala (at) loimu.fi).
Katseluoikeuden käyttöön ottaneiden yhdistysten tulee allekirjoittaa ja palauttaa Loimuun jäsentietojen käsittelijän salassapito -ja käyttäjäsitoumus.
Rekisterin kautta jäsenet voivat ilmoittaa halustaan liittyä tai erota yhdistyksest
Jäsenrekisterin kautta yhdistys saa tiedon jäsenistä, jotka hakevat yhdistyksen jäsenyyttä tai ilmoittavat halustaan erota yhdistyksestä. Lopullisen päätöksen jäsenyydestä tekee yhdistyksen hallitus. Suosittelemme, että yhdistys käy aina ennen hallituksen kokousta tarkistamassa jäsenrekisteristä, onko siellä yhdistykselle hyväksyttäviä jäsenasioita. Jäsenen hyväksymisen tai eron hyväksymisen jälkeen on hallituksen hyvä tiedottaa asiasta myös jäsentä.
Mistä saan tiedon, että jäsen on ilmoittanut Loimun verkkoasioinnin kautta halustaan liittyä tai erota jäsenyhdistyksestä?
Yhdistyksenne edustajan tulee kirjautua jäsenrekisteriin ja ladata sieltä excel-muotoinen raportti, josta näkyy halutusta ajankohdasta alkaen kaikki ne jäsenet, jotka ovat ilmoittaneet halustaan liittyä tai erota yhdistyksestä.
Suosittelemme, että yhdistyksen edustaja käy tarkistamassa jäsenrekisterin tilanteen säännöllisesti. Kun jäsenen asia on käsitelty, on siitä hyvä informoida myös jäsentä itseään.